5 Sai Lầm Quản Lý Kho Khiến Doanh Nghiệp Mất Lợi Nhuận & Cách Khắc Phục

I. Khi kho hàng là điểm thu lợi nhuận mà bạn không ngờ tới

Một doanh nghiệp bán hàng tốt, tăng trưởng đều, đội ngũ kim sales hoạt động liên tục, nhưng lợi nhuận vẫn không tương xứng – bạn đã từng rơi vào tình trạng đó chưa?
Rất có thể, điểm nhấn không nằm ở thị trường hay sản phẩm mà ngay trong kho hàng của bạn.
Ở góc độ chiến lược, quản lý kho không còn là câu chuyện hậu cần, mà là một phần không thể thiếu trong vận hành tối ưu của doanh nghiệp hiện đại. Trong bài viết này, One Academy sẽ cùng bạn phân tích 5 sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp – cả lớn lẫn nhỏ – thường gặp phải trong quản lý kho, và cách giải quyết triệt để để không còn lãng phí cơ hội chỉ vì một hành trình khâu vận hành chưa được kiểm soát đúng cách.

1. Không kiểm tra định kỳ – Khi con số trên hệ thống không còn phản ánh thực tế

Một trong những sai sót dễ gặp nhất là không thiết lập lịch kiểm tra kho định kỳ. Doanh nghiệp thường chỉ kiểm tra khi có sự cố dẫn đến chênh lệch giữa thực tế và hệ thống. Điều này không chỉ gây ra sai lệch báo cáo tài chính mà còn ảnh hưởng đến khả năng quyết định.
Thực tế cho thấy, hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ bỏ qua việc kiểm tra định kỳ, trong khi tỷ lệ sai lệch tồn tại có thể tăng đến 10% mỗi năm – một con số tưởng tượng nhỏ nhưng đủ tạo doanh nghiệp mất kiểm soát dòng tiền.
Giải pháp không nằm ở việc kiểm tra liên tục, là thiết lập quy trình khoa học và linh hoạt, kiểm tra trình duyệt như kiểm tra biến phiên (đếm chu kỳ) – kiểm tra từng nhóm hàng theo thời gian, giúp duy trì độ chính xác mà không làm gián đoạn hoạt động.

2. Dự báo sai nhu cầu – Khi hàng tồn tại trở thành thành chi phí vô hình

Trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, dự án báo cáo sai nhu cầu có thể tạo dư thừa hoặc thiếu hồng – cả hai đều nguy hiểm. Khi đặt quá nhiều, hàng hóa tồn tại, chiếm chỗ, chôn vốn, còn khi đặt quá ít, khách hàng rời đi vì không có hàng đúng lúc này.
Một doanh nghiệp bán lẻ tại TP.HCM từng nhập hơn 2.000 sản phẩm mùa hè chỉ dựa vào cảm tính. Kết quả là còn hơn nửa số hàng tồn tại đến mùa sau vẫn chưa hết. Tình huống đó không gây tổn hại đến tài chính mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín.
Việc ứng dụng dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, kết hợp công nghệ như AI hoặc hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp dự báo chính xác hơn, hạn chế rủi ro và đưa ra quyết định mua hàng phù hợp.

3. Sắp xếp kho không khoa học – Khi mỗi bước chân trong kho là một tài khoản chi phí

Một nhà kho được bố trí không hợp lý có thể khiến nhân viên mất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, đặc biệt là trong thời gian cao điểm. Không ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng, điều này vẫn dễ dẫn đến sự nhầm lẫn khi xuất kho – điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn tránh.
nghiên cứu nhận thấy rằng các doanh nghiệp nghiên cứu nghiên cứu cải thiện sơ đồ kho có thể tăng hiệu suất xử lý lên đến 30%. Đó không phải là chuyện nhỏ, nhất là khi thị trường Đòi hỏi sự nhạy cảm từng phút từng giây.
Việc phân loại hàng hóa hóa hóa theo nhóm, sử dụng hệ thống mã vạch và đảm bảo hàng bán luôn ở vị trí dễ tiếp cận là những thay đổi nhỏ nhưng mang lại tác động lớn. Khi được tổ chức hợp lý, không thể tận dụng tối đa mức tối đa và hiệu suất hoạt động được nâng cao rõ ràng.

4. Thiếu quy định xóa – Khi mỗi nhân viên vận hành theo “cách riêng”

Không có quy trình chuẩn ở đầu vào – xuất ra kho đồng nghĩa với công việc của mỗi nhân viên tự vận hành theo kinh nghiệm hoặc thói quen cá nhân. Điều này dễ dẫn đến sai mã hóa đầu vào, xuất ra sai số lượng, thậm chí gây thất bại mà không thể truy tìm.
Trong một hệ thống không có tiêu chuẩn hóa, việc kiểm tra sai sót gần như không khả thi và các biện pháp quản lý được quyết định sẽ trở nên mù mờ.
Việc xây dựng quy trình chuẩn – từ nhập hàng, lưu kho, xuất hàng, đến kiểm tra và xử lý năng lượng – là bước quan trọng để kho trở thành một phần đáng tin cậy trong toàn bộ chuỗi ứng dụng. Không như vậy, quá trình này vẫn tạo ra tiền đề để mở rộng doanh nghiệp và hệ thống nhân bản trong tương lai.

5. Quản lý thủ công – Khi bảng tính Excel không thể gánh được vai trò chiến lược

Rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Excel để quản lý kho – một công cụ tiện lợi nhưng dễ sai sót, đặc biệt khi quy mô tăng dần. Excel không có khả năng kiểm tra tồn tại tại kho theo thời gian thực, không cảnh báo sắp hết, cũng không thể liên kết với các bộ phận khác như bán hàng hay kế toán.
Hậu quả là CEO không thể biết được hôm nay kho còn bao nhiêu sản phẩm A, đã xuất ra bao nhiêu đơn, có đơn hàng nào đang chờ mà chưa đủ hàng hóa.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Từ công việc định vị hàng hóa, quét mã vạch, theo dõi tồn tại theo thời gian thực, tất cả đều được đồng bộ và minh bạch. CEO có thể theo dõi hoạt động của kho mọi lúc, mọi nơi, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

II. Kết luận: Quản lý kho – Từ vận hành thành lợi thế cạnh tranh

Rõ ràng, quản lý kho không còn là nhiệm vụ nội bộ của bộ phận kho bãi, mà là một phần sống còn trong chiến lược tăng trưởng bền vững.
Một kho hàng được quản lý tốt là nơi không có lãng phí, không có sự cuồng loạn và không có những cơ hội bị bỏ lỡ.
Với kinh nghiệm đào tạo thực chiến và giải pháp chuyển đổi số toàn diện, One Academy cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp nâng tầm năng lực quản trị kho, biến kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ – mà là trung tâm vận hành hiệu quả, thông minh và sinh sinh lợi nhuận.

Liên hệ ngay với One Academy để được tư vấn giải pháp quản lý kho tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!

———————————————————————————————————————————-
CÔNG TY ĐỊNH CƯ TƯ VẤN ĐÀO TẠO ONE ACADEMY

Địa chỉ: Số 32, Hateco 3 Green City, Đường Foresa 4, Phường Xuân Phương, Quận Nam Từ Liêm, Tp Hà Nội

Fanpage:  One Academy

Đường dây nóng: 0383717699

Email: oneacademydaily@gmail.com