7 Cách Quản Lý Thời Gian Đỉnh Cao Giúp Tăng Hiệu Suất Làm Việc & Giảm Căng Thẳng

Trong môi trường làm việc ngày càng tốc độ và cạnh tranh khốc liệt, quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng mà “vũ khí” quyết định sự thành công của bất cứ ai — từ nhân viên văn phòng, trưởng nhóm đến giám đốc doanh nghiệp. Theo khảo sát từ Trung tâm Nghiên cứu Doanh nghiệp Việt Nam (VERC), có tới 82% người đi làm cho biết họ cảm thấy áp lực về thời gian khi phải cân bằng giữa nhiều công việc: hoàn thành nhiệm vụ hiện tại, lên kế hoạch cho tương lai, giải quyết yêu cầu đột xuất và giữ liên lạc với đồng nghiệp, khách hàng. Nếu không biết cách “quy hoạch” và sử dụng hiệu quả, ai cũng dễ rơi vào tình trạng tiến trình, lãng phí cơ hội phát triển và luôn trong tâm thế “chạy đua” với đồng hồ.

Bài viết này, được thực hiện bởi Công ty TNHH One Academy, sẽ tiết lộ 7 thói quen quản lý thời gian đã được chứng minh qua số liệu cụ thể, ví dụ thực tiễn và lời khuyên chi tiết. Dù bạn là nhân viên mới, quản lý cấp trung, giám đốc hay chủ doanh nghiệp, hãy ứng dụng ngay hôm nay để tối ưu hiệu suất làm việc, cân bằng cuộc sống và đạt được mục tiêu cá nhân hỗn tập thể.

1. Thiết lập Mục Tiêu Rõ Ràng và Ưu Tiên Ước Lượng (Ma trận ưu tiên)

1.1. Tầm quan trọng của công cụ tiêu điểm

Mỗi hiệu ứng đều khởi động ngày mới bằng cách kiểm soát lại thời hạn và thời hạn ngắn của mục tiêu. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, đặt ra “thiết lập mục tiêu” rõ ràng giúp tăng 23% khả năng hoàn thành kế hoạch đúng đắn đối với công việc của nhóm theo cảm tính. Trong quản lý thời gian, điều này có nghĩa là lập kế hoạch tuần, tháng, thậm chí là quan trọng để đảm bảo mỗi ngày làm việc đều gắn liền với kết quả cuối cùng – cho dù bạn là nhân viên phòng tiếp thị, trưởng nhóm dự án hay giám đốc kinh doanh.

Ví dụ cụ thể: Anh Sơn, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, chia sẻ: “Thay phản ứng thời gian với mọi email, tôi lập kế hoạch tuần vào mỗi thứ Hai, chọn ra 3 mục tiêu quan trọng nhất. Tuy nhiên, trong 3 tháng, tôi đã khởi động thành công chương trình đánh giá năng lực mới mà không ảnh hưởng đến công việc thường nhật.”

1.2. Ma trận Ma-không (Ma trận Eisenhower)

Ma trận chia công việc thành 4 khu vực:
– Quan trọng & Không cạn cấp (Hành động ngay)
– Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lập kế hoạch)
– Không quan trọng nhưng khẩn cấp (Ủy quyền hoặc xử lý nhanh)
– Không quan trọng & Không cạn cấp (Rô bỏ)

Theo khảo sát của McKinsey (2024), người làm việc hiệu quả 60–70% thời gian cho nhóm “Quan trọng nhưng không cấp”, tập trung phát sáng, lên chiến dài hạn hoặc củng cố mối quan hệ nội bộ.

Ví dụ ứng dụng: Chị Lan, nhân viên phòng Marketing tại One Academy, dùng ma trận để lọc email: mọi email không khẩn trương nhưng quan trọng được đánh dấu để xử lý vào buổi cuối cùng, còn những yêu cầu gấp thì cô chuyển ngay cho người phụ vô địch tương ứng. Kết quả là cô giảm 40% thời gian lãng phí chỉ trả lời thư không quan trọng và có thêm 5 giờ/tuần để nghiên cứu đối thủ.

2. Lập Kế hoạch Dự Phòng và Chia Nhỏ Công Việc (Chặn thời gian & Phân chia nhiệm vụ)

2.1. Nguyên tắc chặn thời gian

Time Blocking (khóa thời gian) là phương pháp chia nhỏ theo thời gian trong ngày thành các “khung giờ” cố định dành cho từng nhóm nhiệm vụ: đọc báo cáo, soạn thảo tài liệu, họp nhóm, trao đổi đối tác… Theo Atlassian (2023), áp dụng trợ giúp chặn thời gian tăng 30–50% hiệu quả công việc vì nó giảm thiểu “đa nhiệm” (đa nhiệm) gây mất tập trung.

Ví dụ minh họa:
8h00–10h00: Làm việc “deep work” – xử lý báo cáo tài chính chính, soạn thảo xuất dự án.
10h00–11h30: Họp nhóm, quyết định chiến lược tuần.
11h30–12h00: Xử lý email và tin nhắn nội bộ.

2.2. Chia nhỏ nhiệm vụ (Task Chunking)

Thầy vì “ôm” nguyên một dự án lớn, chia công việc nhỏ thành từng bước khả thi giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình và động viên bản thân khi hoàn thành từng bước sáng. Theo khảo sát nội bộ của One Academy, khi dự án được chia thành 5–7 nhiệm vụ nhỏ, tỷ lệ hoàn thành đúng giới hạn tăng 25% để thực hiện giao thức toàn bộ dự án một lần.

Ví dụ thực tế:
Khi thực hiện chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số 6 tháng, bạn có thể phân chia:
Tuần 1–2: Nghiên cứu từ khóa và đối thủ
Tuần 3–4: Xây dựng nội dung SEO – Blog, Landing Page
Tuần 5–6: Thiết lập chiến lược quảng cáo trả phí
Từ tuần 7 trở đi: Đo, tối ưu liên tục

3. Ứng dụng Công Nghệ và Công cụ Hỗ trợ (Tự động hóa & Công cụ)

3.1. Trình tự động hóa quy trình (Automation)

Ngày nay, nhiều công việc lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa: gửi email chăm sóc khách hàng, nhắc nhở lịch trình, quản lý quy trình phê duyệt nội bộ… Theo PwC (2024), doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa có thể tiết kiệm 20–30% thời gian cho mỗi giao dịch. Cá nhân cũng vậy: nếu bạn thường xuyên gửi email mẫu, lập lịch trình thủ công hay nhập liệu thủ công, hãy cân nhắc sử dụng công cụ tự động.

Ví dụ cụ thể: Phòng Sales tại One Academy tích hợp CRM với chatbot để tự động gửi email chào mừng và theo dõi học viên đăng ký khóa học. Đáng yêu, mỗi nhân viên Sales tiết kiệm 2 giờ/ngày cho việc thủ công, tập trung tư vấn chuyên sâu và chăm sóc khách hàng.

3.2. Công cụ quản lý dự án và lịch làm việc

Asana, Trello, Monday.com: Giúp theo dõi tiến trình công việc, giao nhiệm vụ, cập nhật trạng thái nhanh chóng.
Google Calendar, Microsoft Outlook: Đồng bộ lịch, đặt giờ “chặn” (blocked time) để công việc tập trung không bị gián đoạn.
Theo Atlassian (2023), 75% người quản lý (từ nhân viên cấp cao đến doanh nghiệp) sử dụng ít nhất 2 công cụ quản lý công việc để đảm bảo hoạt động và đa dạng nhu cầu.

4. Kỹ Năng Ủy Quyền (Phái Đoàn) – Không Chỉ Cho Sếp Cao Nhất

4.1. Hiểu đúng ý nghĩa của quyền

Ủy quyền không chỉ là giao dịch đầu tiên mà là cơ sở tạo ra “đòn bẫy” phát triển đội ngũ. Khi cố gắng ôm đồ mọi công việc, bạn dễ dàng bị quá tải, bỏ rơi công việc quan trọng. Theo Gallup (2022), người biết ủy quyền giúp đội ngũ chủ động, cam kết cao hơn 31% và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Ví dụ ứng dụng: Anh Trung, Trưởng phòng Marketing, đảm bảo quyền cập nhật chiến dịch Facebook Ads cho một nhân viên có kinh nghiệm, còn anh chỉ tập trung vào kết quả phân tích cuối kỳ. Kết quả: chiến dịch tăng 50% lượng lửa và có thêm các chiến lược tối ưu về thời gian khác.

4.2. Qui trình thực thi quyền

Xác định đầu ra mong muốn (Kết quả mong đợi): Mô tả rõ kết quả cuối cùng, chỉ số KPI, tiêu chuẩn chất lượng.
Chọn đúng người, đúng khả năng: Giao việc dựa trên năng lực, kinh nghiệm, độ cam kết.
Cung cấp công cụ và tài nguyên: Hướng dẫn quy trình, chia sẻ tài liệu, tạo kênh hỗ trợ (cố vấn, huấn luyện).
Theo dõi & Phản hồi phản hồi đáp ứng kịp thời: Lên lịch check-in ngắn để nắm bắt tiến trình, giải quyết quyết định vấn đề.

5. Quản Lý Năng Lượng Cá Nhân (Quản lý năng lượng)

5.1. Định nghĩa “năng lượng”

Thời gian chỉ là một nửa, năng lượng mới là yếu tố thì chốt. Theo Tony Schwartz (The Energy Project), có 4 khía cạnh cần cân bằng:
Thể chất (Vật lý): Ăn uống đủ chất, ngủ đủ giấc.
Cảm xúc (Cảm xúc): Duy trì suy nghĩ tích cực, xây dựng mối quan hệ tốt.
Tinh thần (tinh thần): Tập trung cho nhiệm vụ quan trọng, hạn chế phân tâm.
Ý chí (Tâm linh): Có mục tiêu, động lực sâu xa khi làm việc.

5.2. Thực hành nghỉ ngơi chủ động (Active Rest)

Phân đoạn làm việc 90–120 phút, sau đó nghỉ 10–20 phút để tái tạo năng lượng.
Ngủ đủ 7–8 giờ/đêm: Nghiên cứu Harvard (2023) cho thấy người trưởng thành làm việc hiệu quả hơn 24% khi ngủ đủ giấc.
Tập nhẹ nhàng nhẹ nhàng: đi bộ, yoga, giãn cơ giúp tăng lưu thông máu lên não và sáng tạo.

Ví dụ thực hành: Mỗi buổi chiều, cô Mai, nhân viên Thiết kế, dành 15 phút để thở sâu và vận động thư giãn xung quanh phòng. Kết quả: tinh thần làm việc phấn chấn hơn, sáng tạo ý tưởng mới cho chiến dịch.

6. Ưu Tinh Giản Lịch Họp và Tối Cuộc Họp (Tối Ưu Hóa Cuộc Họp)

6.1. Chỉ xem khi thực sự cần thiết

Theo Doodle (2024), trung bình một người quản lý dành 23 giờ/tuần cho cuộc thi, nhưng chỉ 54% thời gian đó thực sự có giá trị. Để tiết kiệm thời gian, bạn cần:
Đặt tiêu chuẩn rõ ràng: Mỗi cuộc họp phải có chương trình nghị sự (nội dung), mục tiêu đầu ra (quyết định, mục hành động).
Giới hạn thời gian: 15–30 phút cho cuộc họp ngắn; 60 phút là tối đa cho cuộc họp chiến lược.
Mời đúng người liên quan: Tránh mời quá đông, tạo cuộc họp mất tập trung.

Ví dụ: One Academy phát triển “Daily Stand-up” 15 phút mỗi sáng: chỉ 5–7 thành viên chủ chốt tham gia. Mô hình giúp cập nhật nhanh tình hình, tiết kiệm 40% thời gian so với chương trình truyền thống 1 giờ.

6.2. Sử dụng công cụ hỗ trợ từ xa

Với xu hướng làm việc hợp nhất, bạn nên tận dụng:
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet: Kết nối nhanh, chia sẻ tài liệu.
Tính năng ghi âm & ghi chú tự động (bản ghi): Hỗ trợ người tham gia tập trung vào nội dung để sao chép.

7. Liên Tục Đánh Giá và Điều Chỉnh

7.1. Đánh giá định kỳ

Mỗi tháng, hãy dành 1–2 phút kiểm tra Cách bạn sử dụng thời gian:
So sánh kế hoạch với kết quả thực tế.
Xác định bao nhiêu % thời gian bị lãng phí (theo khảo sát, trung bình mỗi người lãng phí 18–22% mỗi tuần cho công việc không chuyên môn: đọc email không quan trọng, xử lý giấy tờ nhanh chóng).

Ví dụ số liệu: Trong quý II/2024, One Academy phát hiện nhân viên cấp trung bình mất 5 giờ/tuần chỉ để tìm thông tin trong kho dữ liệu cũ. Kết quả: sau khi phát triển cơ sở tri thức nội bộ, thời gian tìm kiếm giảm 70%.

7.2. Nhận phản hồi từ đồng nghiệp & cấp trên

Tổ chức Cuộc thi 1-1 giữa quý quản lý và nhân viên để trao đổi thẳng thắn: việc nào đang làm tốt, việc nào cần cải thiện.
Dựa trên phản hồi, điều chỉnh cách sắp xếp thời gian và công việc phân tích.

7.3. Học hỏi liên tục

Bất cứ ai cũng có thể nâng cao kỹ năng quản lý thời gian qua:
Đọc sách chuyên sâu: “Deep Work” (Cal Newport), “The ONE Thing” (Gary Keller).
Tham gia khóa học ngắn hạn: One Academy cung cấp nhiều khóa về Agile, Lean, Kaizen…
Tham gia cộng đồng chuyên môn: Meetup, LinkedIn Group để trao đổi các phương pháp hay nhất và cập nhật công cụ mới.

KẾT BÀI: HÀNH ĐỘNG NGAY HÔM NAY

Quản lý thời gian không chỉ định lịch trình hoặc kiểm tra email. Đó là kỹ thuật xác định điều quan trọng nhất và bôi độc toàn bộ năng lượng cho nó, đồng thời loại bỏ hoặc sử dụng quyền đầu công việc không cốt lõi. Bằng cách áp dụng bảy chế độ quen thuộc — từ thiết lập mục tiêu, chặn thời gian, tự động hóa, ủy quyền cho nhóm quản lý năng lượng và tối ưu — bạn sẽ rút ngắn con đường đến hiệu suất cao và cân bằng cuộc sống.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách:
Đánh giá lịch làm việc tuần trước, xem bạn có rơi vào bẫy “đa nhiệm” không cần thiết hay không.
Lập ma trận ưu tiên, chọn ra 3 công việc quyết định hiệu quả tuần này để hoàn thành tập trung.
Thử áp dụng chặn thời gian cho cả tuần: chặn cố định giờ làm việc sâu (không email, không mạng xã hội).
Khám phá danh sách công cụ tự động hóa và quản lý công việc mà One Academy tip ý (CRM, Trello, Google Calendar, vv).

—————————————————————————————————————-
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐÀO TẠO      ONE ACADEMY
Địa chỉ: Số 32, Hateco 3 Green City, Đường Foresa 4, Phường Xuân Phương, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Fanpage:      One Academy

Đường dây nóng: 0383717699

Email: oneacademydaily@gmail.com